車庫証明の所在証明書

 

車庫証明で所在証明書が必要な場合

簡単に言えば、車庫証明の「使用の本拠の位置」と「申請者の住所」それぞれの欄の内容が異なる場合に所在証明書が必要となります。 例えば、個人の場合、単身赴任などで住民票に記載のない場所に住んでいて、そこが使用の本拠の位置で車庫証明を受けようとする車をそこで使用する場合などです。 また、法人の場合は、例えば、本店以外の場所に支店があり、車は法人名義で登録するが、使用の本拠の位置は支店で車をそこで使用する場合などです。

「使用の本拠の位置」と「申請者の住所」の関係を明らかにする書類が必要

上記のような場合は、個人の住所や法人の本店等の住所という本来の使用の本拠の位置以外の場所で、申請にかかる車を使用することになります。 ちゃんとした理由等がなければ、違法駐車が頻発してしまいます。 したがって、「使用の本拠の位置」と「申請者」の正当な関係を明らかにする書類として「所在証明書」が必要ということになります。 具体的には、一般的にこの「所在証明書」として車庫証明申請時に提出できる書面は     などがあります。

所在証明書として使用できる条件

所在証明書として使用できる条件は、①「年月日」②「申請者（個人・法人）の氏名及び名称」③「使用の本拠の位置である住所」の３つが記載されていることです。 本来の使用の本拠の位置と異なる住所（使用の本拠の位置）で、記載されている「年月日」に、記載されている「氏名及び名称の申請者」が実際に活動していることが確認がとれるというわけです。 したがって、車庫証明の添付書類として提出する場合、これらの原本・コピーに上記の３つが「はっきりとわかるように」記載されていることをよく確認しましょう。 記載されていなければ、所在証明書として使えませんし、不明瞭であれば、受理されない可能性もないとは言い切れません。

公共料金の場合は「領収書」が原則

一般的に、上記の条件の内容が記載されている公共料金の請求書・領収書が所在証明書として使えます。 しかし、各自治体あるいは各警察署によっては請求書を所在証明書として使用することは認めていません。 例えば、千葉県においては、警察による「自動車保管場所証明事務処理要綱」には、所在証明書として使えるものとして公共料金の領収書の記載はありますが、請求書の記載はありません。 したがって、原則として、千葉県では公共料金の領収書を提出しなければなりません。 なお、領収書は、原本が望ましいですが、コピーによる場合は余白に申請者（法人であれば本社）の捺印をして下さい。 公共料金の領収書のコピーで注意する点は、前述の３つの記載事項が明瞭かどうかです。 文字が不明瞭になってきていると、警察署で質問をされ、最悪は受理されないので注意しましょう。 このように、公共料金の領収書は使用の本拠の位置にて事業活動を通じてその公共料金の支払いをしたという証明になります。 しかし、公共料金の請求書については使用の本拠の位置にて事業活動を通じて支払いをまだしていないです。 また、請求書であれば、仮に営業所を移転した場合に、移転後に送られてくることも考えられます。 したがって、「使用の本拠の位置」と「申請者」の正当な関係を明らかにする書類としての証明性は高いものではありません。 基本的には「領収書」の提出が決まりとなっています。 したがって、請求書を持っていって受理されない警察署もありますので、証明性の高さを考慮して、公共料金の領収書を提出するようにしましょう。 なお、支払いを本社でまとめてやっているケースなどで、支払名義が本社のため、実際に車を使用する営業所名義の公共料金の領収書が取得できない場合があります。 本社名義では、記載されている「年月日」に、車を使用する営業所の住所にて、申請書に記載されている「氏名・名称の申請者」が実際に活動していることが確認できる書類にはなりません。 この場合、一つの方法として「支払証明書」をその公共料金の支払いをしている会社に発行してもらうこともできます。（千葉県は支払証明書を使えます）

使用の本拠の位置への「郵便物」

日本郵便株式会社による普通の封筒やハガキで構わない

前述のように、支払いを本社でまとめてやっているケースなどで、支払名義が本社のため、営業所名義の公共料金の領収書が用意できない場合があります。 そういった場合に「支払証明書」以外のスタンダードな方法として、所在証明書として使用できる条件を満たした、つまり、①「消印が3ヶ月以内」であり、②「申請人の住所と氏名が宛名として記載」されていて、③「使用の本拠の位置である住所」に送られてきた郵便物が使えます。 この郵便物は、特別なものでなく、全く普通の郵便物で問題ありません。 具体的には、上記の①～③を満たしていれば、日本郵便株式会社による普通の封筒やハガキで構いません。 ただし、日本郵便株式会社による郵便物でなく、他の運送会社による郵便物は警察署によっては受理されないのでご注意ください。 この方法がわりと標準的な方法なのではないでしょうか。

郵便物の消印の注意点

消印に関しては、消印が６ヶ月以内でも受理してくれる警察署もあり、各警察署で取扱いは異なります。 もし、手元に消印が３ヶ月以内の郵便物がなく、消印が６ヶ月以内のものしかない場合でも受理される場合があるので、申請先の警察署に申請前に問い合わせてみると良いかもしれません。 ただ、消印に関しては、年月日が明瞭なものでなければ、質問をされて受理されない可能性がありますので、消印の年月日が必ずはっきりと確認できる郵便物を使用してください。

郵便物の提出方法

申請する時に窓口へ封筒やハガキなどの郵便物を提出しますが、基本的には、原本のみでもいいですし、原本とともに宛名面をコピーしたものを用意し、窓口で確認後コピーのみの提出することもできます。 しかし、これも警察署ごとによっては対応が異なるものです。 「原本は受理しません。コピーのみで提出してください」と言われたことがあります。 コピーのみ提出の理由は、その封筒をまた申請者の方で使うかもしれないからということで理由に関して、腑に落ちない所もありますが、各警察署の対応に従うしかありません。 いずれにせよ、原本とともに宛名面をコピーしたものを用意していけば、コピーのみの場合でも確実に提出ができます。 何より原本とコピーの確認をしてくれるので、より確かな所在証明とすることができます。 また、同じ営業所で複数回車庫証明の申請をしなくてはならない時などに、その郵便物をそれぞれの申請時に再度使用することもできます。 したがって、原本とともに宛名面をコピーしたものを用意する方法がベストではないかと思います。 なお、郵便物で所在証明をしたいが、郵便物がないと言う場合は、知り合いなどに使用の本拠の位置の住所宛の郵便物を送付してもらうことも方法としてはあります。

営業証明書・商業登記簿謄本

①営業証明書は有料であるという事と②市役所に請求する為に別途委任状が必要になったり費用も手間もかかります。 その他、商業登記簿謄本も有料です。 これらは、あまり、所在証明として活用されるものではないです。